191期 •2007年5月1日出刊 •台北市進出口商業同業公會發行

今天的商場競爭如此激烈,每個人都在尋找下一個火紅的產品、下一個獨特的能力、下一個高明的解決方案。然而,高明的管理者懂得從抓住員工的心開始,當員工得到了肯定,他們對工作就會更用心、更投入,企業的經營也會更成功。



撰文/ 李婕


我們先來看看一份刊載於《紐約時報》( New York Times )上的調查:

有 25% 的人表示,自己曾經在工作的場合中被逼到哭。
有 30% 的人表示,上司經常訂定不切實際的工作期限。
有 50% 的人認為,自己的工作環境裡充斥著「粗俗的言語」和「叫囂」。
有 52% 的人必須一天工作 12 個小時才能把工作做完。

可悲的是,大多數的主管並不知道自己公司的工作環境有多麼不健康。知道這些事為什麼重要呢?原因很簡單,當主管關心部屬、把部屬真的當「人」看待時,他的員工就會工作得更加賣力。假設今天有兩位主管,一位個性冷漠、不關心員工,一心只想著自己的前途;另一位則非常關心員工工作上的成就,三不五時還會問問你孩子的近況和週末最喜歡從事的嗜好,你會比較願意為誰賣命呢?



第一堂課:別讓員工成為隱形人


或許你不知道,你對員工的影響力究竟有多大。告訴你一個重要的事實:對許多員工而言,直屬上司的意見,比執行長的意見更具有分量。

《誘因雜誌》( Incentive Magazine )曾針對上班族,詢問他們最希望得到誰的讚美?有 57% 的受訪者回答「直屬上司」;另一項調查則顯示,有 88% 的上班族對公司最大的抱怨是,「自己的努力沒有獲得充分肯定」。今天的企業普遍存在著一個危機:員工變成了隱形人。

一份又一份的調查報告顯示,員工最重視的是直屬上司的意見,他們希望從上司口中獲得資訊,也會根據上司的工作態度、投入程度和忠誠度,來決定自己的表現。

當老闆肯定員工、重視員工,事情就會往好的方向發展;當老闆不肯定員工、不重視員工,事情則會往不同的方向發展 ── 由於覺得不被賞識、遭到忽視和冷落,這些員工只好用他們知道的方法進行反擊。他們躲在公司的角落裡,工作上的表現只求 60 分,保持低調,永遠不做自己分內以外的工作。

不過,並不是每個人都是這樣子的。有些領導者懂得爭取員工的認同,並想辦法激發員工的潛力,他們是如何辦到的?

用錢?不是,儘管這是許多管理者最先採取的做法。沒錯,加薪是可以留住員工,讓員工開心,吸引他們每天到辦公室來,但是就長期而言,卻無法真正收買員工的心。這就像買球賽的門票一樣,給員工優厚的待遇可以讓你進得了球場,卻沒辦法幫你贏得比賽。

的確,最優秀的管理者不是靠金錢來帶動團隊,他們靠的是以下幾個簡單的步驟:

.設定具指導作用的願景。
.主動去看見員工做了哪些有助於組織達成目標的行為。
.慶祝上述行為。

今天的環境競爭如此激烈,每個人都在尋找下一個火紅的產品、下一個獨特的能力、下一個高明的解決方案。然而,要想找到這樣的產品、能力或解決方案,途徑只有一個,就是擁有一群關心公司、工作認真、會「被看見」的員工。



第二堂課:塑造正面的工作環境


美國學者古柏曼( Edward Gubman )曾推導出在工作上讓員工投入的方程式:

員工投入=適才適所的工作 × 正面的工作環境

古柏曼指出,只要雇主在工作安排、職涯發展、領導、公司文化、政策及工作環境品質等各個項目訂出配套措施,就可以激勵員工,提高員工在工作上投入的程度,這樣對企業的經營績效自然有正面助益。

《隱形員工》( The Invisible EmployeeEmployee )一書作者則指出,現今部分管理者有錯誤的管理態度,「他們很清楚頂頭上司對他們有什麼要求,也了解公司有哪些顧客和他們的需求;但對於那些替他們賣命、幫他們把工作完成的員工的需求,卻知道的少得可憐。」

宏 * 集團創辦人施振榮於任內,曾要求宏 * 人資處和福委會必須把員工福利當作「事業」,把同事當做「客戶」看待。因此,華 * 幼兒中心、健身中心等單位的負責人,每年都要像各部門主管一樣,提出年度營運計畫,並且要為是否達到目標負責。在強大營運壓力下,各福利事業也都卯足勁,以推陳出新的服務滿足員工的需求。

在知識經濟時代下,管理者不能再只從上往下的觀點來看待管理這件事,必須致力讓員工在情感上和理性上,對企業有很強的認同,願意貢獻所長,進而達成組織目標。一旦員工願意投入,便會為公司說好話,有很強的意願要留在公司工作,承諾並付出額外的努力,追求公司的成功。


第三堂課:當個高明的主管


要真的做到肯定員工、獎勵員工,有一個步驟很重要,就是要踏出辦公室和員工聊聊天、說說話。

《隱形員工》的建議是:應該在這件事情上撥出足夠的時間,至少 30 分鐘,而且一天至少一次。這段時間,管理者應專注於發問與傾聽,而不是發號施令、挑毛病。和員工近距離接觸時,除了要關心他們手頭的案子進行得如何,還應設法了解他們的嗜好、家庭狀況,或工作以外的興趣。

例如,你可以問問張三放在架子最頂層的那部 1968 年的福特野馬模型、貼在電腦上的家人照片、掛在牆上那幅莫內的畫;你還可以問問他喜歡上哪兒用餐、最愉快的度假是在哪兒度過的。哪一天,當獎勵時機來到時,知道員工最喜歡吃哪個牌子的糖果或喜好,將成為很寶貴的資訊。

在傾聽的同時,你還可以做筆記,將你得知的有關員工的資料記錄下來。這件「小事」聽起來或許微不足道,卻能夠讓你有別於其他領導者。高明的管理者懂得如何扭轉員工的負面心態,其方法是設定明確的目標,看見員工的努力,並且在過程中慶祝每一次的成功,藉以抓住員工的心,讓他們願意為了公司的目標全力以赴。

當員工得到了肯定,他們對工作就會更用心、更投入,企業的經營也會更成功。



◎ 趨勢科技的「 4C +T 」文化價值
  案例 1 :趨勢科技創辦人張明正


若要論及最有活力的公司,一般人可能會聯想到知名入口網站谷歌( Google ),腦中馬上浮現一隻狗在辦公室跑來跑去(因 Google 允許員工帶寵物上班)的景象。或者像是,一提到防毒軟體大廠趨勢科技( Trend ),最讓人印象深刻的就是「可樂+牛仔褲」的快樂工作環境。

在趨勢科技,每位新進員工在第一天報到時,都會收到一個裝有「耳機、皮尺、帽子、拖鞋」的求生包。耳機是要員工常常與人溝通;皮尺是希望給別人答案都是很正確的,就像皮尺一樣精確;帽子代表在這裡常常會舉辦戶外活動,所以需要戴帽子;拖鞋則是強調趨勢希望給員工一個不受拘束的工作環境。



過活動 傳達「 4C +T 」文化價值


趨勢創辦人張明正激勵員工的方式,是從願景的宣導、文化的認同開始做起,他曾說,「趨勢的願景是捍衛網路安全,找到那些認同「 4C +T 」文化價值的人。」

所謂的「 4C +T 」指的是, Creativity (創意)、 Change (改變)、 Communication (溝通)、 Customer (客戶需求), Trustworthiness (值得信賴的)。因此趨勢從面試新人開始,就透過所謂的文化問卷,來了解這個人跟公司文化的契合度,比如會問說:跟其他人之間互動的關係,會不會很重視自我?是不是很能夠自我約束?還是需要透過別人的一些方式來約束自己等。

新人進來以後,還會透過各種活動來促進員工對文化的價值認同。像是每 3 個月舉辦一次的「 High Communication 」活動,因為今年公司 logo 有一些小改變,於是就準備了很多印有公司新 logo 的小壓力球發給員工;另外還希望員工有團隊戰力,於是設計了一個團康活動,讓小組成員輪流幫大球(裡面又裝有小球)打氣,代表幫趨勢科技打氣,透過團隊合作一起完成。

而每年年底的高峰會,除了舉辦「 4C +T 」模範獎,也就是票選在展現「 4C +T 」文化當中,最值得表率的員工;甚至還會印製手冊,展現歷屆得獎的人、公司文化及行為價值的闡述。


發創意 從工作中找樂子


越是需要創意的公司,越是需要創造一個輕鬆的環境,來激發員工的創意。張明正經常引用發明家愛迪生的一句話:「我從來沒有工作過一天,每一天都是樂趣。」因此他經常鼓勵員工「找樂子」,像是鼓勵員工穿牛仔褲、穿拖鞋,以及公司內隨時供應一元的可樂,甚至員工工作累了,公司還特別規劃遊戲間,讓員工放鬆一下再出發。

但創意並非天馬行空,「創意」是什麼呢?就如張明正所說的,第一就是突破思考的框架,第二是探索每一種可能性、機會跟選擇性,第三就是接受差異,再來是承擔風險跟迎接挑戰。

因此,趨勢科技有所謂的「專利獎金」,只要是以前沒有人想過或做過的設計,經過審核認可之後,就發給一筆獎金,以鼓勵員工多方面思考與創新。除此之外,像是成立讀書會以及 sharing workshop ,透過這樣的方式來分享技術或管理上的知識。一個工作環境如果是讓員工覺得快樂的,員工在這個環境裡可以嘗試他想嘗試的,甚至嘗試錯誤也不會被責罵,這對強調創新的知識工作者來說,就是最大的激勵。


◎ 3M 秉持的「 15% 原則」
 案例 2 : 3M 台灣總經理趙台生


你知道嗎?全球一半以上的人口每天都會使用或接觸到 3M 公司的產品,小從利貼便條紙、膠帶、無痕掛鉤,到專業性的醫療保健用品、交通運輸及工業產品等, 3M 提供超過 5 萬 5,000 種的產品,並持續開發新產品,以滿足消費者的需求。 3M 如何激發員工不斷產生創新的動力呢?



創意無限 允許 15% 的個人創新


3M 秉持的是「 15% 原則」, 3M 台灣總經理趙台生指出,也就是對於研發人員, 3M 有項不成文的規定,研發必須根據客戶的需求、公司既定的方案跟流程,去做集體的研究工作,開發工作才不至於浪費。可是相對的,有些時候,創意是在洗澡時、或是走在路上突然的「靈光一現」,所以 3M 特別允許研發人員有 15% 的工作時間可以從事自己感興趣的研究。

但怎麼訂出 15% 的時間呢?趙台生強調,這是很抽象的,基本上 3M 的企業文化就是滿自由的,尊重人性,讓每個人自由發揮。「基本上我尊重每個人,因為這是你的工作、你的責任,你要好好把它做完,同時人在自由的環境裡,也會比較有創意。」

一方面透過團隊氣氛帶動,另一方面,對每個人有各式各樣不同的激勵,有形的激勵像是職位的升遷、薪水的增加等;無形的激勵像是舉辦許多的競賽,如「 Global Sales Marketing Professional Award 」、「 Technical Excellence 」、「 Quality Award 」等。


設定目標 放手給員工一片天


創新之外,也必須講求紀律跟制度,但是又不能過分。趙台生認為,過分地守紀律,人就會被限制在框框裡,無法盡情發揮;但是沒有那個框框,就像脫韁野馬,大家各走各的,目標不一致。

至於如何在「收」與「放」之間做適當的拿捏?趙台生的做法是,「第一、我會設定目標。設定目標之後,首先我會帶頭一起做,不會就丟給部屬不管。一旦找對了這些人之後,就放手讓他們去做。」

可是相對地,也不能完全「放任」,要隨時注意部屬工作的進度,本來設定的目標、方向,有沒有偏差。就像爬山轉個彎時,方向如果偏掉了,這個時候主管的責任要把他們拉回來;如果他們沒有歪,繼續往這個方向走的話,給他們機會,讓他們自己去闖。

「在 3M ,你可以盡情提出你的想法,跟你的主管討論。他不會過度地干涉你,或是說你只能朝這個方向走、或你要按照我的方式來做事,只要方向是對的,就會有個空間讓你自己走。」一位在 3M 待了 12 年的資深主管這麼說著。

有能力做夢,有能力逐夢,然後逐了夢以後,有能力實現。趙台生認為,「人有千百種,不要去限制人一定要具備哪些特質,唯一需要的是,很努力地去工作、去觀察,當碰到事情發生時,想辦法去找齣問題,你在這邊能不能使得上力。事實上,很多機會就在我們生活的四周。」

自 1978 年進入台灣 3M ,趙台生從一個業務員做起,到如今已是管理台灣 3M 1,200 人的領導者。在每個不同的階段, 3M 總是能夠提供給他舞台,讓他盡情發揮、表現、成就與滿足,這就是最好的證明。