中國大陸於 2008 年正式實施的《勞動合同法》，建議台商應回到經營管理原點，規範出對員工與企業雙贏的制度，同時要有本土化思維，依據中國大陸的勞動法規，結合台灣傳承下來的企業文化與經營理念，制定出符合中國國情及特色的員工手冊。

被譽為全世界相當嚴苛的勞動法律 ── 《勞動合同法》，已於 2008 年正式在中國大陸實施，不少台商誤以為《勞動合同法》的實施，會鼓勵員工在日常管理作業上不服從領導與指揮，肆無忌憚、為所欲為，而使企業經營陷入萬丈深坑，其實是對這部新法的誤解，以及以訛傳訛之故。

仔細研究《勞動合同法》第 4 條之規定，法律允許企業建立綜合的內部法制體系 ── 企業內部法，做為企業規範經營秩序的管理工具，根據中國大陸《最高人民法院關於審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第 19 條規定：「用人單位根據《勞動法》第 4 條之規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，並已向勞動者公示的，可以做為人民法院審理勞動爭議案件的依據。」

因此，台商在因應《勞動合同法》時，首先要回到經營管理的原點，沿著《勞動合同法》所制定的法律秩序，規範出對員工與企業皆有切身利益的規章制度，再經由合法的制定與公示的程序，成為一部內部法律。因而企業據以規範員工的日常行為，依法處理違紀員工，何懼之有？本文就企業如何建立員工手冊，提出方向與步驟。

◎ 站在企業與員工立場　建立合理的員工手冊

企業規劃員工手冊，要從程序開始，即從員工招聘到離職為止，成為人力資源管理循環，其中牽涉到選人、育人、用人、留人、離人等人力資源功能，分佈在招聘、試用、轉正、考勤、培訓、工資、績效、獎懲、社保與福利、離職等人資作業環節上。

一部符合企業與員工需要的員工手冊，是要站在「企業導向」與「員工導向」的立場來思考的。茲詳述如下：

一、建立嚴格的招聘任用管理制度，做好選人、育才的入口管制作業

根據《勞動合同法》第 8 條規定，企業招聘任用員工時，應當如實告知員工相關的工作內容與條件、工作地點、職業危害、安全生產狀況、勞動報酬，以及員工要求瞭解的其他情況；員工也應當如實告之企業有關與勞動合同直接相關的員工基本情況。這就是雙方的知情權。

因此，台商在招聘新員工前，就要確立「招工條件」（例如學歷、專業），不能像以往一樣隨意招聘。員工入職時，就要把做為試用考核標準的錄用條件，以及工作內容（崗位職責）與地點等，明確記載在勞動合同中，做好「入口管制作業」，亦即通知錄用的同時，要先確立「錄用條件」標準，此乃企業所要聘用的最終條件（例如任職資格條件、試用考核標準），於員工入職試用時告知試用時的「錄用條件」有哪些？「錄用條件」標準最好具體化、書面化。

對於某些核心員工或新進員工，要建立入職審查機制，審查個人資料的真實性，例如學歷證件、資格證明、身分證，同時審查是否對企業負有競業限制義務，以及是否與原企業仍然保有勞動關係，企業要核實有無離職證明，以免發生不可預測的法律訴訟風險，同時請員工簽署誠信承諾書，保證證件與工作背景的真實性，以確保企業的權益。

企業要建立人事資料袋與人事資料卡（入職登記表），定期更正員工的個人資料，員工有更正告知義務，尤其地址與身分證號碼。這有利於企業文書的通知送達（直接送達、郵寄送達），而達到保全證據之目的。

新員工入職培訓時，要進行員工手冊或規章制度的培訓導讀，並簽訂「承諾書」或「保證書」，這是一種程序，表示企業已對員工盡到告知義務。企業的管理規章制定的越詳細越好，尤其在「證據」的蒐集與保存上更是一大要務。

如果員工提供證件與資料是偽造的話，就會構成《勞動合同法》第 26 條所認定的無效勞動合同條件，導致企業必須根據同法第 39 條立即辭退該名員工，如果因此而造成企業的經濟損失，更要承擔賠償責任。

二、建立專項培訓管理制度，做好育才的過程管制作業

企業為員工提供專項培訓費用，對其進行專業技術培訓的，可以與該員工訂立協定，同時約定服務期。員工違反服務期約定的，應當按照約定向用人單位支付違約金。違約金的數額不得超過企業提供的培訓費用，企業要求員工支付的違約金不得超過服務期尚未履行部分所應分攤的培訓費用。

企業在約定服務期時，一定要明確出資培訓項目、出資費用等，建立專項培訓費用的會計科目，並將相應發票（證據）妥善保存。

三、建立考勤管理制度，做好用人的過程管制作業

企業要把工時制（標準工時制、綜合計算工時工作制或不定時工作制或非全制日用工）、加班費率與加班費的計算基數，以及遲到、早退、曠工的標準要明確化，建立法律證據，以利員工遵循。同時，要建立考勤罰則、曠工的處理方式。

四、建立休假與請假管理制度，做好員工管理作業

企業要參照法律及所在地政府的有關假期規定，建立請假管理制度：

1. 病假工資不得低於當地最低工資標準的 80% 。（江蘇、廣東、上海）

2. 年休假、探親假、婚喪假、晚婚晚育假、節育手術假、女職工孕期產前檢查、產假、哺乳期內的哺乳時間、男方護理假、工傷職工停工留薪期等期間，用人單位應當視同勞動者提供正常勞動並支付其工資。（江蘇省）

3. 年休假、婚假、喪假、探親假、產假、看護假期間，企業應按勞動合同規定的工資標準支付工資。（廣東省）

4. 員工在依法享受婚假、喪假、探親假等假期期間，用人單位應當按國家規定支付假期工資。假期工資的計算基數統一按勞動者本人所在崗位（職位）正常出勤的月工資的 70% 確定。（上海市）

5. 晚婚假規定：江蘇省 10 天、廣東省 10 天、上海 7 天

6. 晚育假與陪護假：江蘇省晚育假 30 天、配偶陪護假 10 天；廣東省晚育假 15 天、領取《獨生子女優待證》者增加產假 35 天、配偶陪護假 10 天；上海市增加晚育假 30 天，配偶享受晚育護理假 3 天。

7. 流產假：上海市規定 3 個月以內自然流產的給予 30 天產假， 3 至 7 個月自然流產的給予 45 天產假；廣東省則規定為女職工懷孕不滿 4 個月流產的，給予 15 至 30 天的產假。 4 個月以上流產的，給予 42 天的產假；江蘇省規定 3 個月以內流產的，給予 20 至 30 天的產假， 3 個月以上 7 個月以下的，給予 42 天的產假。

企業要對請假類別、請假日數、假期工資的計算方式（事假、病假、工傷假、婚假、產假、喪假、年休假）詳定出來，以便員工遵照辦理。同時要制定請假手續及內部核決權限、請假之職務代理人以及違反請假制度的罰則。

五、建立工資管理制度，做好員工激勵作業

企業建立工資制度不能低於當地最低工資標準。原則上，計算加班、社會保險、經濟補償金等費用，要以工資總額為計算基數。企業要靈活運用「薪隨崗變」制度，當崗位變動時，薪資也隨之改變。當每月工資單發出之後，如員工對工資單記載有問題的，企業要規定發出工資單的幾天之內（例如 5 天，不包括休息日）提出核對，若超過時間則視同發薪無誤，員工不得異議。

員工手冊內要列出工資架構體系、工資發放時間、加班加點費、薪資調整、薪隨崗變、代扣代減項目、全勤獎金等規定。

六、建立考績管理制度，做好不能勝任員工的辭退作業

考績管理的重點在「勝任條件」的建立，不能勝任解除是《勞動合同法》留給績效管理的唯一空間，勝任條件標準是關鍵績效指標（ Key Performance Indicators ； KPI ），企業績效考核標準與結果的量化、細化是很重要的證據。企業可在勞動合同內約定將績效考核的不合格列為不能勝任工作的條件之一，而達到調整崗位與升、降工資的目的。

七、建立獎懲管理制度，做好留人的過程管制作業

在員工手冊制定上，企業要將《勞動合同法》第 39 條，細化成企業的獎懲管理條款，成為處理員工違紀事由的依據條款，因此條款越細化越有法律根據。

企業在設計懲罰管理時，要以違紀行為程度與損害價值程度為依據，分別顯示警告、小過、大過、立即辭退之級數。

1. 違紀行為之嚴重程度分為輕微違紀、一般違紀、嚴重違紀、最嚴重違紀 4 個級數。
2. 損害價值之嚴重程度分為輕微損害、一般損害、重大損害、最嚴重損害 4 個級數。

八、建立社保與福利管理制度，做好員工集體福利管理作業

企業按國家保險政策與規定，辦理社會保險，依法繳納社保費用，以保障員工福利。員工抗拒不參加社會保險者，違反《勞動合同法》有關強制性社會保險的規定，企業依法解除勞動合同。

員工集體福利包括結婚賀禮、喪事奠儀、子女就學補助、員工旅遊、文娛活動等等。

九、建立離職管理制度，做好留人、離人的出口管制作業

員工離職管理包括自動離職、預告辭退、立即辭退、終止勞動合同等法律行為，牽涉到經濟補償金的資格條件、經濟補償年限的規定，也關係到辦結工作移交的法律規定。

在員工手冊制定上，企業要嚴格規範移交清冊的內容與程序，缺一不可，做到滴水不漏的地步，企業於解除或者終止勞動合同時要出具離職證明，並在 15 日內辦理社會保險關係轉移手續。員工應依照規定辦理工作移交，若未辦理移交造成公司損失的，應當承擔賠償責任。支付經濟補償的，員工於辦結工作交接時支付工資或經濟補償。

最後，員工要簽署離職切結書，以示完成離職手續，日後在外行為與企業無關。如此的完整結局，維護了勞資雙方的權利與義務關係。

◎ 制定員工手冊要點提示

一、制定員工手冊要結合實際。企業借鑑他人或制式員工手冊時，一定要結合企業本身的實際情況與規模大小進行修正工程。

二、員工手冊內容要詳略得當。對於法律、行政法規已有規定的，沒有變通餘地的內容，可以只寫明按照某項規定執行即可（例如社會保險、勞動保護和職業危害防護、解除與終止）。

三、員工手冊的語言要表達明確、易懂，慎用台灣法律名詞，盡量用中國大陸用語。在制定員工手冊時，語言表達必須通俗易懂明確，以免發生爭議（例如資遣、底薪、消夜、薪資為台灣用語，大陸相對用語為經濟補償、基本工資、夜消、工資）。

四、中國大陸的法言法語邏輯，例如開除、除名，是另一個法律規定的懲罰用語，有其法律規定的程序，要慎用。企業制定時先要瞭解其意義再規範在手冊內，否則會造成執行時的困擾。

◎ 建立合法化、合理化的規章制度

實踐上，不少的勞動爭議乃因企業本身制定的規章制度不合法、不合理所造成的。換言之，規章制度的合法化、合理化是理清勞資關係的一個重要的管理工具。企業應當以本土化思維，依據中國大陸的勞動法規，結合台商原先在台灣傳承下來的企業文化與經營理念，而制定出符合中國國情以及特色的員工手冊。

（本文作者蕭新永為遠通國際經濟管理顧問公司總經理／行政院陸委會台商 張老師）